El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) ofrece el programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos, una formación presencial de 2304 horas.
El programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos del SENA, con una duración de 2304 horas, se imparte en modalidad presencial para aspirantes desde los 14 años. Esta formación técnica se enfoca en enseñar a organizar archivos de gestión de acuerdo con la normativa, tramitar correspondencia y conservar documentos en diferentes soportes. El objetivo es formar personal de apoyo que garantice el acceso y la preservación de la información en cualquier tipo de organización.
El currículo prepara a los aprendices para un entorno laboral híbrido, donde la gestión de archivos físicos coexiste con la digitalización. Por ello, la formación incluye competencias para alimentar bases de datos, operar herramientas informáticas y sistematizar datos masivos, un perfil esencial para la modernización de la gestión documental.
La gestión documental en la era digital y su importancia
En un entorno donde la información es uno de los activos más valiosos, la correcta organización de archivos es un factor de competitividad y transparencia para las empresas y entidades públicas. Este programa del SENA responde a la necesidad crítica de contar con personal técnico que pueda aplicar la normativa archivística de Colombia, como la Ley General de Archivos, para asegurar la integridad y la trazabilidad de los documentos.
La transición hacia el gobierno digital y la transformación empresarial exigen perfiles que no solo sepan clasificar papeles, sino que también puedan operar herramientas digitales para la sistematización de datos. Este técnico se convierte en un actor clave para la eficiencia operativa, la toma de decisiones basada en evidencia y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
Modalidad y Duración
La formación de 2304 horas se desarrolla en una modalidad presencial. Este formato es fundamental para aprender las técnicas de conservación física de documentos y para realizar prácticas de clasificación y ordenación en talleres y archivos simulados. El programa se estructura en una etapa lectiva para adquirir los fundamentos teóricos y una etapa práctica en una empresa.
A pesar de ser presencial, los requisitos de ingreso solicitan tener acceso a internet y a un dispositivo electrónico. Esto indica que el SENA utiliza un modelo de apoyo digital, donde las plataformas virtuales sirven para consultar la normativa, utilizar software de gestión documental y desarrollar proyectos, preparando al aprendiz para las herramientas tecnológicas del sector.
Competencias clave: del archivo físico a la base de datos
El núcleo del programa se enfoca en el desarrollo de un conjunto de habilidades que cubren el ciclo de vida del documento, tanto en su formato físico como digital. Los aprendices adquieren una visión integral de la gestión de la información.
Las competencias técnicas fundamentales son:
- Organizar archivos de gestión: Clasificar, ordenar y describir documentos de acuerdo con la normativa y las tablas de retención documental.
- Conservar documentos: Aplicar procedimientos técnicos para la preservación de documentos de archivo según el tipo de soporte (papel, digital, etc.).
- Tramitar correspondencia: Gestionar el flujo de comunicaciones recibidas y enviadas de acuerdo con los procesos técnicos.
- Gestión de datos: Alimentar bases de datos, operar herramientas informáticas y sistematizar datos masivos utilizando métodos de analítica.
Formación integral para el profesional de la información
El SENA complementa la formación técnica con habilidades transversales que fortalecen el perfil del egresado. El programa fomenta una cultura emprendedora, capacitando a los aprendices para ofrecer servicios de organización de archivos de forma independiente. Además, se desarrollan competencias para interactuar en lengua inglesa en contextos laborales.
El currículo también incluye el desarrollo de procesos de comunicación efectivos y la atención al cliente (usuarios del archivo). La formación en ética, a través del módulo «Enrique Low Murtra», y el conocimiento de los derechos fundamentales del trabajo, aseguran un perfil profesional íntegro y consciente del valor de la información que maneja.
Requisitos de ingreso y proyección laboral
Para ser admitido en este programa técnico, el aspirante debe ser mayor de 14 años y mostrar interés en el orden, la tecnología y la gestión de información.
El egresado del Técnico en Asistencia en Organización de Archivos tiene una alta empleabilidad en una amplia variedad de sectores. Puede desempeñarse como auxiliar de archivo, técnico en gestión documental, asistente de correspondencia o digitalizador de documentos.
Su campo de acción abarca entidades públicas, empresas privadas, notarías, hospitales, instituciones educativas y cualquier organización que genere un volumen significativo de documentos.
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Fuente: SENA Betowa